بخش 2 از 4 - کنترل اسناد، مدیریت گردش کار، استانداردهای ISO

آنچه یاد خواهید گرفت:

• نقش استاندارد ISO چیست، کدام یک باید مرجع قرار گیرد و چرا به استانداردهای ISO نیاز داریم و اهمیت آن‌ها در محیط کاری امروز چیست؟
• مدیریت اسناد فیزیکی: سیستم‌های مختلفی برای بایگانی و ذخیره‌سازی وجود دارد.
• روش‌های بایگانی و ذخیره‌سازی انواع مختلف اسناد را فرا خواهید گرفت.
• و انواع مختلف گردش کار

پیش‌نیازهای دوره

• داشتن تجربه در حوزه کنترل اسناد و دارا بودن مدرک دانشگاهی

توضیحات دوره

این دوره شما را به ابزارها، متدها و رویکردهای لازم برای ارائه به‌موقع خدمات مجهز می‌کند. کنترل‌کننده اسناد قادر خواهد بود تسک ها را سازماندهی کند، ارتباطات را مدیریت نماید و به‌طور مستقل انتظارات را برآورده کرده یا فراتر رود.

این دوره به شما ایده‌ای درباره چگونگی مدیریت اسناد اعم از نسخه‌های فیزیکی و الکترونیکی، و همچنین چگونگی شماره‌گذاری فایل‌ها برای شناسایی منظم آن‌ها ارائه می‌دهد.

موضوعات پوشش داده شده در این دوره عبارتند از:

نقش استاندارد ISO چیست، کدام یک باید مرجع قرار گیرد و چرا به استانداردهای ISO نیاز داریم و اهمیت آن‌ها در محیط کاری امروز چیست؟

مدیریت اسناد فیزیکی: سیستم‌های مختلفی برای بایگانی و ذخیره‌سازی وجود دارد

روش‌های بایگانی و ذخیره‌سازی انواع و اندازه‌های مختلف اسناد را فرا خواهید گرفت

مدیریت اسناد الکترونیکی: اسناد الکترونیکی در قالب‌های متنوعی وجود دارند و فرد باید قالبی را انتخاب و بپذیرد که به‌صورت جهانی شناخته شده است. تغییرات گاه‌به‌گاه در این قالب‌ها نیز چالش‌برانگیز است. در این بخش با قالب‌های مورد استفاده در صنایع جهانی برای ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی آشنا خواهید شد.

گردش کار: گردش کار چیست و چه انواعی از گردش کار در صنایع امروزی برای مدیریت فرآیندها استفاده می‌شود؟

توزیع اسناد: چگونگی توزیع اسناد پس از ورود به سازمان، موضوعی است که در این بخش به آن خواهیم پرداخت.

ساختار پوشه‌ها: اهمیت ساختار پوشه‌ها و چگونگی طراحی آن در این بخش توضیح داده شده است

شماره‌گذاری اسناد، طرح‌واره بازبینی و فراداده: دلیل اهمیت شماره‌گذاری اسناد و چگونگی طراحی سیستم شماره‌گذاری برای شناسایی صحیح اسناد در این بخش توضیح داده شده است.

این دوره برای چه کسانی مناسب است؟

• کنترل‌کنندگان اسناد، متخصصان مستندسازی، مدیران اداری، منشی‌ها
• هر کسی که تمایل به یادگیری دارد و کنجکاو است بداند مستندسازی چگونه مدیریت می‌شود و می‌خواهد شایستگی مهارتی پیشرفته برای رشد فردی و آموزش کارکنان خود با استفاده از بهترین روش‌ها را توسعه دهد.