ارتباطات نوشتاری: شنیده شدن و درک شدن با پروفسور آلیسون فریدریش

همه ما در برخی از دوره‌های زندگی خود با نوشتارهای ضعیف روبه‌رو شده‌ایم. ممکن است خودمان هم نوشته‌هایی از این دست داشته باشیم. و کاملاً مشخص است که وقتی نوشتار ضعیف است. چه مشغول نوشتن نامه‌های تجاری، یادداشت‌ها، ایمیل‌ها، گزارش‌ها، اعلامیه‌ها یا هر نوع ارتباط حرفه‌ای دیگری باشید، یک ارتباط‌گر عملی می‌تواند بسیار مؤثرتر از کسی باشد که فقط زیاد می‌نویسد.

زیرا ما بر اساس توانایی‌مان در برقراری ارتباط با جهت‌گیری، تمرکز و اعتماد به نفس قضاوت می‌شویم؛ همراه با الهام و همدلی، فرقی نمی‌کند شما که هستید و هدفتان چیست انتقال پیام درست به‌طور مطلق برای دستیابی به اهداف شما ضروری است.

در 12 درس پرثمر از دوره تعارف نوشتاری: شنیده شدن و درک شدن، پروفسور آلیسون فریدریش، استاد آموزشی و معاون امور تحصیلی در دانشگاه دنور، کالج دانشگاهی، رازهای تقویت مهارت‌های نوشتاری، گفتاری و بین‌فردی‌تان را با شما در میان خواهد گذاشت. او به شما نشان خواهد داد که ارتباط مؤثر واقعاً به شما مربوط نیست: بلکه به خواننده‌تان مربوط می‌شود. وقتی که مخاطب خود را درک کردید، او به شما نشان خواهد داد که چگونه پیام را هدف قرار دهید، انتخاب کلمات مناسب داشته باشید، منطق صریح را به کار بگیرید و ساختار پیچیده جملات را با استفاده از ترکیبی از مثال‌ها و فعالیت‌ها ساده کنید.

کلمات اهمیت دارند

مردم هر روز و در هر لحظه از کلمات استفاده می‌کنند، معمولاً بدون اینکه به آن‌ها فکر کنند. اما وقتی شما در حال نوشتن کلمات هستید، زمینه دادن به لحن صوتی، حالات چهره و نحوه بیان را از دست می‌دهید. خواننده شما باید قصد و معنی شما را استنباط کند و تنها می‌تواند این کار را بر اساس کلماتی که استفاده می‌کنید انجام دهد. این توانایی در انتخاب زبان مناسب بسیار مهم است زیرا کلمات پایه‌ای‌ترین بلوک‌های سازنده ارتباط هستند. با دو درس از این سلسله که به زبان و کلمات اختصاص دارد، پروفسور فریدریش تمرینات و ابزارهایی برای انتخاب کلمات مناسب هر بار به شما ارائه خواهد داد. به “چهار فاکتور” فکر کنید، چارچوبی که پیشنهاد می‌کند کلمات انتخابی شما باید:

• صحیح باشند. استفاده از کلمه صحیح اهمیت دارد. مردم همیشه این کار را نمی‌کنند. مثال‌هایی همچون مالاپروپیسم، زمانی رخ می‌دهند که شخصی کلمه‌ای را استفاده می‌کند که شبیه کلمه‌ای است که منظورش است اما کاملاً صحیح نیست. یوگی برا به خاطر این موضوع شهرت داشت؛ به عنوان مثال، او یک‌بار گفت: “تگزاس رأی‌های الکتریکی زیادی می‌گیرد.” (او منظورش رأی‌های انتخاباتی بود.)
• مشخص باشند. یکی از بهترین روش‌ها برای انتخاب کلمه درست درک تفاوت بین انتخاب‌های کلمه‌های مشخص و انتزاعی است. انتخاب یک کلمه مشخص به معنای انتخاب کلمه‌ای است که واریانس کمتری در معنای ضمنی دارد. به عنوان مثال، اگر شخصی بگوید: “من تازه اوج صدای سگم را شنیدم”، کاملاً مشهود است که او به صدای سگ اشاره می‌کند نه به پوست درخت.
• واضح باشند. این به اطمینان از وضوح اشاره دارد. برای نوشتن به وضوح، سه نکته باید در خاطر داشته باشید: نوشتن به‌طور مختصر، پرهیز از تکرار و پرهیز از اصطلاحات فنی.
• متناسب با متن. اگر شما کلمه درست را برای متن خاص در نظر نگیرید، خطرات می‌تواند خیلی بزرگ‌تر از سوء تفاهم باشد. انتخاب اشتباه می‌تواند تأثیر عمیقی بر روابط حرفه‌ای شما داشته باشد. وقتی که می‌نویسید، باید خود را در زمینه‌ای که پیام شما خوانده خواهد شد قرار دهید، نه در زمینه‌ای که نوشته شده است.

پروفسور فریدریش همچنین به بررسی عمیق روابط درونی بین زبان و فرهنگ خواهد پرداخت و به موضوعی کهن درباره ماهیت زبان که شامل بحث توصیفی/ دستوری و همچنین دو سطح معنایی که هر کلمه دارد: معنا و معنای ضمنی. شما کشف خواهید کرد که چگونه معانی فرهنگی ساخته می‌شوند و معانی کلمات چگونه در طول زمان و فرهنگ‌ها تغییر می‌کنند.

دنیای سوءتفاهم‌ علائم نگارشی

زمانی که شما ابزارها و مهارت‌های لازم برای انتخاب کلمات درست را در اختیار دارید، باید آن‌ها را به صورت حرفه‌ای و با صلاحیت ارائه دهید. گرامر و نشانه‌گذاری چالش‌برانگیز اما از جنبه‌های مهم نوشتار هستند. هیچ چیزی پیام شما را بیشتر از استفاده نادرست از یک کلمه تضعیف نمی‌کند، اما حتی اگر شما کلمه را به درستی استفاده کنید، گرامر و نشانه‌گذاری نادرست می‌تواند کل معنای آن را تغییر دهد.

پروفسور فریدریش سه درس را به اطمینان از اینکه شما این کار را به درستی انجام می‌دهید، اختصاص می‌دهد، که با معمول‌ترین قوانین نادرست فهمیده شده نشانه‌گذاری شروع می‌شود، مانند مشکلات مربوط به ویرگول، نقطه‌نقطه، علامت‌های نقل قول و خط تیره، همان‌طور که در انگلیسی استاندارد ویرایش شده‌ی آمریکایی اعمال می‌شود. شما قواعد گرامری اسم و اسم خاص را به‌طور کامل خواهید آموخت، مانند زمانیکه باید حروف بزرگ استفاده کنید، چگونه می‌توانید حالت ضمیر را شناسایی کنید مالی، موضوعی و مفعولی چگونه می‌توانید اصلاح‌کنندگان نامناسب و معلق را تشخیص دهید و چگونه می‌توانید استفاده غالباً گیج‌کننده‌ی آپاستروف‌ها را گشوده کنید. از آنجا به دنیای پیچیده‌تری از استفاده از فعل و قید با نگاهی به صداهای منفعل و فعال، زمان و حالت می‌رسید.

شما ممکن است خاطرات بدی از تجزیه جملات برای ساعت‌ها در مدرسه ابتدایی یا گرفتن مقالات قبولی با نمرات پایین به دلیل اشتباهات نشانه‌گذاری و املایی داشته باشید. روش و نحوه تدریس پروفسور فریدریش شما را در غلبه بر هرگونه احساس بدی که نسبت به گرامر داشته‌اید یاری خواهد کرد. او هر یک از این درس‌ها را به گونه‌ای جالب می‌سازد که با ذخیره‌ی شوخی و اشتیاق به توضیح سیاق برخی از قوانینی که به صورت خاص خودسرانه به نظر می‌رسند، این قواعد را توضیح می‌دهد. با مثال‌های زیادی که به یادآوری این قواعد گرامری که اغلب گیج‌کننده هستند آسان می‌کند، شما نکات مفیدی برای اطمینان از اینکه نوشتار شما همواره مؤثر باشد، به دست خواهید آورد.

نوشتن را به درستی انجام دهید

نیمه آخر این دوره روشنگر بر روی اینکه چگونه می‌توانید پیام کلی خود را با تغییر لنز نوشتاری‌تان برای تمرکز بر روی مخاطب‌تان بهبود ببخشید؛ تأکید دارد. بیشتر مردم معمولاً وقتی که در مقابل یک صفحه کلید می‌نشینند، وقتی از پیامشان وقت نمی‌گذارند، اما پروفسور فریدریش نشان می‌دهد که چرا باید قبل از اینکه حتی اولین کلید را بزنید، تحلیلی درباره آنچه که قرار است بنویسید انجام دهی و او به شما نشان می‌دهد که چگونه.

پروفسور فریدریش یک ابزار مفید دیگر به مجموعه شما اضافه می‌کند که فرآیند نوشتن تجاری به نام ACE، که مخفف Analyze، Craft و Edit است. برای هر یک از این مراحل، پروفسور فریدریش یک چک لیست مفید ارائه می‌دهد که می‌توانید هر بار که می‌نشینید تا بنویسید به آن مراجعه کنید.

• تحلیل: پروفسور فریدریش چک لیست تحلیل را ارائه می‌دهد تا به شما کمک کند به هدف، مخاطب، نحوه نوشتن بیانیه هدف و واقعیت‌های مرتبط پرداخته و فرصت برای توسعه یک طرح کلی از ایده‌ها داشته باشید. مرحله تحلیل به شما زمان را ذخیره خواهد کرد و به شما کمک می‌کند از همان ابتدا اسناد قوی‌ای بسازید.
• ساخت: شما به سرعت خواهید دید که چک لیست ساخت در حین نوشتن بیانیه هدف، مقدمه، بدنه و نتیجه چقدر مفید است. پروفسور فریدریش همچنین هشت رویه کارآمد دیگر را که به شما کمک خواهد کرد یک پیش‌نویس خوب بنویسید، مشخص می‌کند.
• ویرایش: این فرصت شما برای تجزیه و تحلیل سندتان با لنز متمرکز بر خواننده است تا اطمینان حاصل کنید که آنچه می‌خواهید بگویید را به صورت سازمان‌یافته، واضح و مختصر بگوید. در این مرحله شما در حال ویرایش سند خود نیستید، چک لیست ویرایش به شما کمک می‌کند تا سازمان‌دهی، انتخاب کلمات مناسب، وضوح و اختصار، نشانه‌گذاری و گرامر را بررسی کنید.

همراه با فعالیت‌هایی که به شما کمک می‌کند این فرآیند را به عمل در بیاورید، به زودی خواهید آموخت که فرآیند ACE می‌تواند عادت مؤثری باشد که هر بار که یک ارتباط حرفه‌ای می‌نویسید، پیاده‌سازی کنید.

درس‌های پایانی شما را در مراحل نهایی این فرآیند راهنمایی می‌کنند. آن‌ها همچنین به شما تکنیک‌های ارزشمندی برای شیوه‌های نوشتاری کلی ارائه می‌دهند، مانند توسعه صدای نوشتاری حرفه‌ای خود، ساخت یا استفاده از یک راهنمای سبک و ایجاد روابط قوی از طریق نوشتارتان. از نحوه نوشتن یک خط موضوع برای یک ایمیل تا بهترین انتخاب‌ها برای یک سلام و پایان، پروفسور فریدریش هر مرحله از اجرای موفق ارتباطات نوشتاری را با مشاوره‌ها، نکات و ابزارهای مفیدی پوشش می‌دهد که به شما کمک می‌کند تا در هر موقعیتی نویسنده بهتری شوید.