مهارت های دستیار و منشی دفتر اجرایی

در این دوره با مدیریت اداره، مدیریت اسناد، نگهداری سوابق، تدارکات سفر، مدیریت جلسات و مدیریت تعارض آشنا می شوید.

آنچه یاد خواهید گرفت

• شما با نقش ها و مسئولیت های یک دستیار اداری و اهمیت برنامه کارآموزی دستیار اداری آشنا خواهید شد.
• شما ایستگاه های کاری، نکاتی در مورد استفاده از دیکته و رونویسی، ویژگی های ادارات و مدیریت اداره را بررسی خواهید کرد.
• شما به درک کاملی از تجهیزات اداری مدرن، جزئیات دستگاه های ورودی و خروجی کامپیوتر و نحوه استفاده از دستگاه کپی خواهید رسید.
• شما اهمیت دستیاران اداری، مبانی سیستم های بایگانی اداری و فرآیند سازماندهی فایل های کامپیوتری را ارزیابی خواهید کرد.
• شما در مورد نقش دستیاران شخصی، اهمیت مهارت های بین فردی و نحوه ایجاد رابطه کاری مثبت بین روسا و دستیاران می آموزید.
• شما درک درستی از نحوه حفظ ارتباطات ایمیلی توسط دستیاران اداری به دست خواهید آورد.
• شما استراتژی های مدیریت تعارض با کارفرمایان، نکاتی برای مدیریت تعارضات در محل کار و مزایای حفظ لیست های to-do و اکشن پلن ها را می آموزید.
• شما اهمیت مدیریت دفتر روزانه، تکنیک های یادداشت برداری، انواع جلسات شرکتی و اهمیت صورت جلسه برداری را می آموزید.
• شما می آموزید که تدارکات موثر برای مسافرت ها داشته باشید، هتل ها را به طور موثر رزرو کنید و نکات ضروری برای برنامه ریزی سفرهای بین المللی را درک کنید.
• شما می آموزید که چگونه شرکت مناسب برای تحویل بسته ها را انتخاب کنید، پست سلطنتی چگونه کار می کند و فرمت آن چگونه خواهد بود.
• شما هفت مرحله کلیدی ارائه، نحوه کنترل مخاطبان در طول ارائه و نکات و تکنیک هایی در مورد نحوه نوشتن ایمیل های تجاری را بررسی خواهید کرد.
• شما با استفاده از ایمیل برای ارتباطات تجاری، راه اندازی حساب ایمیل خود، انواع ارتباطات ایمیلی و مزایای آن آشنا خواهید شد.
• شما اهمیت آداب معاشرت هنگام مکالمات تلفنی، عناصر کلیدی آداب معاشرت صحیح هنگام مکالمات تلفنی و نحوه صحبت حرفه ای در تماس ها را می آموزید.
• شما با مطالب تکمیلی، یادداشت‌ های دوره و آزمون‌ ها برای ارزیابی و افزایش یادگیری خود درباره مهارت‌ های دستیار و منشی دفتر اجرایی تعامل می کنید.
• شما از کتاب صوتی دوره آموزشی دستیار و منشی دفتر اجرایی در بخش منابع یونیت ها استفاده می کنید تا درک و تجربه یادگیری خود را افزایش دهید.

توضیحات دوره

این دوره شامل بخش های زیر است:

• آشنایی با دستیار اداری - در طول این بخش، با دستیاران اداری، مهارت ها و ویژگی هایی که در حین کار باید داشته باشند و همچنین مسئولیت ها و برنامه کارآموزی آن ها آشنا خواهید شد.
• ایستگاه کاری و روتین روزانه - این بخش درباره اهمیت ایستگاه های کاری و تجهیزات در محل کار، نحوه استفاده از دیکته و رونویسی و محرمانه نگه داشتن اطلاعات مشتری، اطلاعاتی ارائه می دهد.
• مدیریت و نظارت بر اداره - شما با تعریف، اهمیت و چهار عنصر مدیریت اداری و نحوه مدیریت تمام فعالیت های سرپرستان و مدیران آشنا خواهید شد.
• تجهیزات اداری در یک سازمان - در این بخش با تجهیزات کلیدی اداری مانند تلفن ها، دستگاه های فکس، کامپیوترهای اداری، دستگاه های ورودی و خروجی و دستگاه های کپی آشنا می شوید.
• نگهداری سوابق دقیق - از طریق این بخش، با مسئولیت های دستیاران اداری، چک لیست های ضروری، سیستم های بایگانی در ادارات و نحوه سازماندهی فایل ها روی کامپیوتر آشنا می شوید.
• توسعه مهارت های بین فردی - این بخش ارتباطات و مهارت های بین فردی و همچنین مهارت های یک دستیار شخصی عالی را پوشش می دهد. مسئول پذیرش در یک اداره نیز می تواند از این بخش بهره مند شود، زیرا آن ها مهارت های پذیرش را کسب می کنند.
• مدیریت روابط - در این بخش می آموزید که چگونه یک رابطه کاری سازنده با رئیس و دستیاران خود داشته و همچنین تصویر و برداشت مثبت ایجاد کنید.
• مهارت های ارتباطی دستیار اداری - در این بخش به مهارت های زبان بدن و نحوه حفظ متدهای مختلف ارتباطی و همچنین مهارت هایی که دستیاران اداری باید داشته باشند، می پردازیم.
• برخورد با افراد و مدیریت تعارضات - این بخش نحوه برقراری ارتباط موثر با کارفرمایان، تکنیک های حل مسئله، نحوه قاطعانه «نه» گفتن در ارتباطات و استراتژی های مقابله با تعارضات را توضیح می دهد.
• نکات مدیریت وظایف - این بخش اهمیت مدیریت وظایف، هفت وظیفه اصلی یک مدیر و تکنیک های مدیریت بهتر وظایف را به شما آموزش می دهد.
• تکنیک های مدیریت زمان - در این بخش با اهمیت مدیریت زمان، جلوگیری از اهمال کاری در محل کار و نحوه استفاده بهینه از زمان آشنا می شوید.
• مدیریت دفتر روزانه و یادداشت برداری - در این بخش انواع مختلف مدیریت دفتر روزانه، هدف از بروزرسانی دفتر روزانه و نحوه مدیریت دفتر روزانه برای یادداشت برداری بحث خواهد شد.
• تدارک جلسات - این بخش نحوه ساختاردهی جلسات، انواع مختلف جلسات شرکتی، اهمیت صورت جلسه برداری و نحوه انجام آن ها را توضیح می دهد.
• تدارکات سفر - در این بخش می آموزید که چگونه از یک سفر آرام، از رزرو هتل تا رزرو حمل و نقل و مهارت های عملی برای لذت بخشیدن به تجربه سفر خود، اطمینان حاصل کنید.
• خدمات پستی و حمل و نقل - در این بخش می آموزید که چگونه سرویس درست برای ارائه خدمات پستی و همچنین نحوه دریافت و ارسال بسته ها در انگلستان را انتخاب کنید.
• مهارت های ارائه - هدف از این بخش کمک به شما در درک اصول اولیه تهیه یک ارائه، هفت مرحله اساسی ارائه و نحوه توسعه مهارت های جلب توجه است.
• مهارت های نوشتن کسب و کار - در این بخش می آموزید که چگونه قبل از نوشتن برنامه ریزی کنید و نیز چند نکته درباره نحوه بهبود مهارت های نوشتاری و نحوه نوشتن یک ایمیل تجاری موثر یاد می گیرید.
• مدیریت ایمیل - در اینجا می آموزید که چگونه ایمیل های خود را به طور موثر مدیریت کنید، یک حساب ایمیل اینترنتی ایجاد کنید، از برنامه های ایمیل استفاده کرده و از پروتکل های مناسب ایمیل پیروی کنید.
• ارتباطات با ایمیل - از طریق این بخش با روش های مختلف نوشتن ایمیل، مزایای استفاده از ایمیل و نحوه توسعه مهارت های ارتباطی خود آشنا می شوید.
• آداب معاشرت هنگام مکالمات تلفنی - هدف از این بخش آموزش مهارت های آداب معاشرت هنگام مکالمات تلفنی، بهبود آداب معاشرت تلفنی و اصلاح آداب بد هنگام مکالمات تلفنی می باشد.
• صحبت کردن به روش صحیح پای تلفن - در این بخش یاد می گیرید که چگونه روش مناسب برای صحبت کردن با تلفن را به بهترین نحو نشان دهید.
• پیام های صوتی و تماس های بین اداره ای - در این بخش می آموزید که چگونه از پیام های صوتی استفاده کنید و نیز با نحوه انتقال تماس ها، نحوه دریافت پیام و نحوه پایان دادن به مکالمه آشنا می شوید.

این دوره برای چه کسانی مناسب است؟

• دستیاران اجرایی
• دستیاران شخصی
• معاونان اداره
• منشی ها
• دستیاران شخصی مجازی
• گردانندگان ادارات
• مدیران ادارات
• منشی های اجرایی و خصوصی
• کسی که می خواهد برای کار دستیار اجرایی گواهینامه بگیرد.
• منشی شخصی که به دنبال ترفیع است.