تدارکات برای مبتدیان و متخصصان

آنچه یاد خواهید گرفت:

• تدارکات استراتژیک
• مدیریت ریسک
• مدیریت تأمین‌کنندگان
• مذاکرات

پیش نیازهای دوره

• این دوره هیچ پیش‌نیازی ندارد، فقط دانش اولیه از تدارکات و فروش کافی است.

توضیحات دوره

تدارکات فرآیندی است که طی آن سازمان‌ها کالاها، خدمات یا کارها را از تأمین‌کنندگان خارجی به منظور تأمین نیازهای عملیاتی خود به دست می‌آورند. این شامل همه چیز از منبع‌یابی و انتخاب تأمین‌کنندگان تا مذاکره بر روی قراردادها، خرید و مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان است. تدارکات یک عملکرد حیاتی در کسب‌وکار است؛ زیرا اطمینان حاصل می‌کند که یک شرکت منابع لازم برای عملکرد مؤثر و رقابتی ماندن را در اختیار دارد. اهداف کلیدی تدارکات

• صرفه‌جویی در هزینه: تأمین مواد، کالاها یا خدمات با بهترین قیمت ممکن، ضمن ایجاد تعادل میان هزینه و کیفیت
• تضمین کیفیت: اطمینان از اینکه کالاها یا خدمات با استانداردها و مشخصات کیفی مورد نیاز مطابقت دارند.
• به‌موقع بودن: به دست آوردن کالاها یا خدمات در چارچوب‌های زمانی مشخص شده به‌منظور جلوگیری از تأخیر در تولید یا ارائه خدمات
• مدیریت ریسک: کاهش ریسک‌های مربوط به قابلیت اطمینان تأمین‌کننده، نوسانات قیمت یا انطباق با مقررات.
• پایداری: تأمین کالاها یا خدمات به‌صورت مسئولانه، که اغلب بر ملاحظات زیست‌محیطی و اجتماعی تمرکز دارد.
• مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان (SRM): ایجاد شراکت‌های دوجانبه سودمند با تأمین‌کنندگان به‌منظور ترویج ثبات، کیفیت و نوآوری

انواع تدارکات

• تدارکات مستقیم: به کسب مواد اولیه، قطعات یا اقلامی اشاره دارد که به‌طور مستقیم با کسب‌وکار اصلی یک سازمان گره خورده‌اند، مانند قطعات تولیدی
• تدارکات غیرمستقیم: شامل خرید کالاها یا خدماتی است که از عملیات روزمره پشتیبانی می‌کنند، اما بخشی از محصول نهایی نیستند، مانند لوازم اداری یا خدمات IT
• تدارکات خدمات: شامل تأمین خدمات تخصصی، مانند مشاوره، خدمات حقوقی یا نیروی کار برون‌سپاری شده است.
• تدارکات استراتژیک: بر استراتژی‌های منبع‌یابی بلندمدت و ارزش‌محور تمرکز دارد، که اغلب شامل ایجاد رابطه با تأمین‌کنندگان کلیدی و مذاکرات قرارداد بلندمدت است.

مراحل در فرآیند تدارکات

فرآیند تدارکات معمولاً این مراحل کلیدی را دنبال می‌کند:

• شناسایی نیازها: تعیین اینکه چه کالاها یا خدماتی مورد نیاز است.
• منبع‌یابی تأمین‌کننده: یافتن و ارزیابی تأمین‌کنندگان بالقوه برای برآورده کردن نیاز
• مذاکره: توافق بر سر شرایط، قیمت‌گذاری و تحویل با تأمین‌کنندگان منتخب
• ایجاد سفارش خرید (PO): رسمی کردن درخواست از طریق یک سفارش خرید، که جزئیات معامله را مشخص می‌کند.
• تحویل و بازرسی: دریافت و تأیید کیفیت و کمیت کالاها یا خدمات.
• تأیید فاکتور و پرداخت: بررسی فاکتور و انجام پرداخت به تأمین‌کننده.
• ثبت سوابق و بازبینی: مستندسازی جزئیات تدارکات و ارزیابی عملکرد تأمین‌کننده.

تدارکات در مقابل خرید

در حالی که این دو مرتبط هستند، تدارکات مفهومی گسترده‌تر از خرید دارد:

• تدارکات شامل کل فرآیند استراتژیک شناسایی نیازها، منبع‌یابی، مذاکره و مدیریت تأمین‌کنندگان است.
• خرید بیشتر جنبه تراکنشی دارد و بر مراحل سفارش‌دهی، دریافت و پرداخت تمرکز می‌کند.

تدارکات مؤثر با اهداف کلی یک شرکت همسو است، از مدیریت کارآمد زنجیره تأمین پشتیبانی می‌کند و با به حداقل رساندن هزینه‌ها، تضمین کیفیت و تقویت شراکت‌های پایدار با تأمین‌کنندگان، به سودآوری کمک می‌کند.

یادگیری تدارکات شامل درک ترکیبی از مفاهیم، مهارت‌های عملی و ابزارهایی است که امکان خرید و مدیریت تأمین‌کننده مؤثر را فراهم می‌آورد. در اینجا چند مرحله و منبع برای کمک به شما جهت شروع کار در تدارکات آمده است:

درک مبانی تدارکات

• یادگیری اصطلاحات و مفاهیم کلیدی: با اصطلاحات پایه‌ای تدارکات مانند منبع‌یابی، مدیریت قرارداد، مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان و پردازش سفارش خرید آشنا شوید.
• خواندن کتاب‌ها و مقالات: به دنبال کتاب‌های مناسب برای مبتدیان مانند (تدارکات و مدیریت زنجیره تأمین) اثر Kenneth Lysons و Brian Farrington یا (مبانی مدیریت زنجیره تأمین) اثر John T. Mentzer باشید.

گذراندن دوره‌های آنلاین و اخذ گواهینامه‌ها

• دوره‌های آنلاین رایگان و پولی: بسیاری از وب‌سایت‌ها دوره‌های تدارکات را ارائه می‌دهند: مؤسسات دیگر.
• گواهینامه‌های حرفه‌ای

یادگیری فرآیند و استراتژی‌های تدارکات

• مراحل فرآیند: هر مرحله از فرآیند تدارکات را مطالعه کنید، از جمله شناسایی نیاز، منبع‌یابی تأمین‌کننده، مذاکره، مدیریت قرارداد و ایجاد سفارش خرید
• منبع‌یابی استراتژیک و مدیریت هزینه: بیاموزید که چگونه استراتژی‌های تدارکات می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند و ارزش افزوده ایجاد کنند. استراتژی‌های کلیدی شامل یکپارچه‌سازی تأمین‌کنندگان، تحلیل ارزش و کاهش ریسک است.

توسعه مهارت‌های مذاکره و ارتباط

• آموزش مذاکره: متخصصان تدارکات مؤثر، مذاکره‌کنندگان ماهری هستند. مذاکره بر سر شرایط، قیمت‌گذاری و قراردادها را تمرین کنید، زیرا این مهارت‌ها در مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان محوری هستند.
• مهارت‌های ارتباطی: تدارکات نیازمند ارتباط شفاف با تأمین‌کنندگان و تیم‌های داخلی است، به‌ویژه برای تعیین انتظارات، حل مسائل و مدیریت قراردادها

آشنایی با ابزارها و فناوری‌های تدارکات

• نرم‌افزارهای ERP و تدارکات: کار با سیستم‌های محبوبی مانند SAP Ariba و Oracle Procurement و Coupa و موارد دیگر را بیاموزید که گردش های کاری تدارکات را، از منبع‌یابی تأمین‌کننده تا پردازش فاکتور، بهینه‌سازی می‌کنند.
• تحلیل هزینه‌ها و تدارکات الکترونیکی: ابزارهای تحلیل داده‌های خرید و پلتفرم‌های تدارکات الکترونیکی که فرآیندهای تدارکات را خودکار می‌کنند، مطالعه کنید.

تمرین تدارکات با مطالعات موردی و سناریوهای واقعی

• مطالعات موردی: مطالعات موردی در تدارکات به شما کمک می‌کند تا کاربردهای واقعی استراتژی‌های تدارکات را ببینید. می‌توانید این موارد را از طریق سایت‌هایی مانند Harvard Business Review یا کتاب‌های مطالعات موردی متمرکز بر مدیریت زنجیره تأمین بیابید.
• ایفای نقش و شبیه‌سازی‌ها: برخی پلتفرم‌ها تمرین‌های ایفای نقش یا شبیه‌سازی‌های تدارکات را ارائه می‌دهند، که به شما امکان می‌دهد مذاکره با تأمین‌کنندگان یا تصمیم‌گیری در تدارکات را در یک محیط کنترل‌شده تمرین کنید.

شبکه‌سازی و یادگیری از متخصصان تدارکات

• پیوستن به انجمن‌های تدارکات: شبکه‌سازی با متخصصان در انجمن‌های تدارکات، مانند ISM و CIPS و APICS، می‌تواند بینش‌های ارزشمند و فرصت‌های مربیگری فراهم کند.
• شرکت در کنفرانس‌ها و وبینارها: کنفرانس‌ها، مانند کنفرانس سالانه ISM یا ProcureCon، آخرین روندها، ابزارها و بهترین شیوه‌ها در تدارکات را پوشش می‌دهد و فرصت‌های شبکه‌سازی را فراهم می‌کنند.

بروز ماندن در مورد روندها و نوآوری‌ها

• دنبال کردن وبلاگ‌ها و مجلات صنعتی: وبلاگ‌هایی مانند Spend Matters، Procurement Leaders و Supply Chain Management Review اخبار، بینش‌ها و مطالعات موردی ارائه می‌دهند.
• خواندن گزارش‌ها و White Papers: شرکت‌های تحقیقاتی مانند Gartner و Deloitte گزارش‌ها و تحقیقاتی در مورد روندهای تدارکات، مانند تدارکات پایدار، تحول دیجیتال و تنوع تأمین‌کنندگان منتشر می‌کنند.

کسب تجربه در دنیای واقعی

• کارآموزی‌ها و نقش‌های سطح ورودی: نقش‌های سطح ورودی مانند دستیار تدارکات، تحلیل‌گر خرید یا خریدار می‌توانند تجربه عملی فراهم کنند.
• دنبال کردن یک مربی: کار کردن نزدیک با یک متخصص تدارکات به شما امکان می‌دهد تا فرآیندها، تکنیک‌های مذاکره و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را در زمان واقعی بیاموزید.

با ترکیب این منابع با تجربه عملی، می‌توانید به تدریج اصولی قوی در تدارکات بسازید.

این دوره برای چه کسانی مناسب است؟

• این دوره هم برای متخصصان و هم برای مبتدیان در نظر گرفته شده است.